做人還是低調點好

改革，從小事做起~

應該養成經常自問「為什麼不可以？」「為什麼一定要這樣？」「這個流程的附加價值是什麼？」這三個挑戰慣例的問題。

作者：葉匡時 　出處：天下雜誌 369期 2007/04

「絳帳春風，文祉增祥，為頌為禱。素仰先生學養深厚，望重士林，……」這些不合時宜的封建八股文字常常出現在寄給我的信件文字裡。我收到的這些信多半是要請我審查學術論文或是參加學術會議之類的邀請函。

每當我看到這樣的信，我都很好奇究竟發信者懂不懂信中這些客套話的意思？為什麼一封簡單的邀請信會需要這樣艱澀拗口的八股文字呢？

這其實是一個典型的組織現象。任何一個組織都有標準作業程序與慣例，而大部份時候，組織慣例可以降低決策的制訂與執行成本。以撰寫前述的邀請函為例，承辦人員可能就是依照以往的書信格式略做修正而寫成的。否則承辦人每次都要重新起草每一封信函，的確會造成高昂的時間成本。

問題是，許多慣例經年累月下來，早已不合時宜，我們卻視而不見。套用杜拉克常用的「效率」與「效果」的觀念，一個好像很有「效率」的慣例，在長期上非常可能是沒有「效果」甚至是「反效果」的。

問三個挑戰慣例的問題

組織預算的編制也是如此。慣例上，組織在編列新年度的預算時，為了節省人力和時間，幾乎都是依循往年慣例略做調整而成。有多少組織會認真反省這些預算是否反映新的環境需求呢？

要檢討組織慣例是否合乎時宜，最有效的方法是檢討組織決策流程以及決策的後果。主管們應該養成經常自問「為什麼不可以？」「為什麼一定要這樣？」「這個流程的附加價值是什麼？」這三個挑戰慣例的問題。

此外，有些員工具有獨立批判性格，他們習慣用各種不同的角度來思考問題，也常比別人更早看到一些不合時宜的組織慣例。如果能給予這些員工更多的發言權，許多不合時宜的慣例自然就會被挖掘出來，遭到淘汰。

就八股信這個例子來說，看起來是小事一樁，改不改有這麼重要嗎？我是不是太過挑剔與鑽牛角尖呢？然而，「上帝與魔鬼都在細節裡」，小事情往往是決定 成敗的關鍵。國人的設計、審美能力遠遠不如製造能力，不就是因為我們太不注意小事與細節嗎？所以我認為，在推動組織變革的過程中，不妨先從小的組織慣例的 改革做起。

由小處著手，也比較不會一下子牽動太多的利益糾葛而引發太多的抗拒，卻能夠讓組織員工有更活潑創新的心態與思維。當員工的心態開始有所改變時，大動作的變革才可能成功。

因此，有企圖心的主管們，請從身邊的慣例小事做起吧！

（作者為中山大學企管系教授）